Digitalna transformacija kadrovske administracije: ovo je inovacija iz Pule za tvrtke svih veličina

Dok brojne tvrtke i dalje rasporede zaposlenika, evidenciju godišnjih odmora i obračun radnih sati vode kroz Excel tablice ili čak bilješke u aplikacijama poput WhatsAppa i Vibera, programerka Nancy Rosanda iz Pule osmislila je digitalno rješenje koje sve te procese objedinjuje na jednom mjestu.

Riječ je o web aplikaciji prilagođenoj korištenju na različitim uređajima, uključujući mobilne telefone, no njezina je primarna namjena rad kroz internetski preglednik. Platforma 'e-sati' je razvijena s ciljem da poslodavcima, voditeljima i kadrovskim odjelima omogući jednostavnije upravljanje zaposlenicima, rasporedima rada i administrativnim obvezama koje prate svakodnevno poslovanje.

„Poanta je na jednostavnosti“, ističu iz razvojnog tima. Upravo je jednostavnost bila jedna od glavnih smjernica tijekom razvoja sustava koji danas može koristiti i mali obrt s jednim zaposlenikom, ali i velike grupacije s više povezanih tvrtki, poslovnica i stotinama zaposlenika različitih radnih profila.

Za razliku od klasičnih tablica koje često zahtijevaju ručne izmjene i kojima pristupa veći broj ljudi, platforma 'e-sati' uvodi jasnu hijerarhiju korisničkih prava. Svaki korisnik ima svoj profil i ovlasti – od voditelja poslovnice i regionalnog menadžera do HR odjela i uprave. U slučaju većih poslovnih sustava, grupacija može imati pregled nad svim tvrtkama i poslovnicama unutar organizacije.

Sami zaposlenici pritom nisu opterećeni radom u sustavu. Nakon što nadređena osoba izradi i potvrdi raspored, djelatnici automatski dobivaju PDF raspored na svoju e-mail adresu te odmah imaju uvid u svoje smjene i radne obveze.

Platforma 'e-sati' istodobno vodi evidenciju bolovanja, godišnjih odmora, radnih sati i svih drugih ključnih podataka o zaposlenicima. Voditelji u svakom trenutku mogu provjeriti tko radi, gdje radi, koliko je sati odradio te postoji li rizik od prekoračenja zakonski dopuštenog fonda radnog vremena.

Sustav automatski upozorava korisnike ako zaposlenik prelazi 40 sati tjednog rada, a posebna pažnja posvećena je i upravljanju godišnjim odmorima. Kada HR unese broj dana godišnjeg odmora koji zaposlenik ima prema ugovoru, platforma samostalno prati njegovo korištenje i automatski ažurira preostali broj dana.

Osim toga, sustav šalje upozorenja ako zaposleniku ostaje neiskorišteni godišnji odmor koji bi, prema zakonskim rokovima, trebao iskoristiti. Na taj način poslodavci dobivaju dodatnu sigurnost i lakše prate usklađenost s propisima.

Jedna od značajnijih prednosti platforme je automatski obračun radnih sati. Čim voditelj preda raspored, podaci postaju dostupni HR odjelu, regionalnim voditeljima i drugim ovlaštenim osobama, dok sustav istovremeno priprema obračun koji je spreman za daljnju obradu u knjigovodstvu.

„Doslovno imate sve crno na bijelo. Tko radi, kada radi, gdje radi, koliko sati radi, tko mu je voditelj, je li bio na bolovanju ili godišnjem odmoru. Sve informacije nalaze se na jednom mjestu“, objašnjavaju iz tima koji je razvijao platformu.

Dodatna vrijednost dolazi do izražaja tijekom inspekcijskih nadzora ili internih kontrola. Sustav može generirati detaljne PDF izvještaje za svaku poslovnicu i svakog zaposlenika, uključujući pregled odrađenih sati kroz određeno razdoblje, što značajno ubrzava pripremu potrebne dokumentacije.

Platforma je osmišljena kao skalabilno rješenje koje raste zajedno s poslovanjem korisnika. Tako je dostupna i najmanjim poduzetnicima, pa korištenje za obrt s jednim zaposlenikom iznosi 12 eura mjesečno, dok se funkcionalnosti i kapaciteti prilagođavaju potrebama većih organizacija.

U vremenu kada digitalizacija poslovnih procesa postaje nužnost, a ne izbor, rješenje koje je osmislila Nancy Rosanda predstavlja pokušaj da se jedan od najčešćih administrativnih izazova – organizacija zaposlenika i evidencija rada – učini jednostavnijim, preglednijim i učinkovitijim. Umjesto više različitih tablica, poruka i ručnih obračuna, svi podaci nalaze se na jednom mjestu, dostupni onima kojima su potrebni, u trenutku kada su potrebni.